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內容簡介: |
工作能力強的人,一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,
明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
你能嗎?
請問,你目前的辦公桌:
能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎?
下班時,桌面淨空如飛機跑道,隔天上班卻能一秒鐘進入狀況?
電腦的桌面捷徑超過兩行嗎?不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎?
最下層的抽屜,是否用來立列文件?
除了捨、活、續之外,
你更要運用「恰到好處的亂」,才會好拿、好找,
讓你隨時進入狀況,效率發揮到極致。
本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」,
他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。
他表示,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。
而那些成功人士又是如何整理桌子的?
◎整理是為了效率,整頓不是為了整齊。
整理是「丟掉」不要的東西,
「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。
整理、整頓是為了提升工作效率,你應該先整理再整頓。
◎文件「站」起來,工作效率才會高。
能力強的人,重要文件不會只有自己知道放在哪裡。
立列之後,看一眼標籤就知道文件在哪裡。
這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找,不浪費任何人的時間。
◎充分利用「六三一法則」。
不要只整理占桌面60%的文件,更把剩下的30%的物品和10%的書籍,
也加入整理、整頓的項目之中。
◎對付「捨不得丟」的心態,只需60秒。
高效率的人有兩個做決定的祕密武器:
(1)丟東西不用未來式思考(總有一天會派上用場),
而是用過去式思考(過去幾個月有用上嗎?)。
(2)放進猶豫箱,三個月都沒用到就丟掉。
◎ 桌上一定有這三樣東西:
能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,
已經明確知道今天該做什麼事。
◎他們,一定準備好提升效率的7大道具:
訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——
你一定幾乎都有,但能力強的人怎麼使用這些道具?
◎電腦桌面是另一張辦公桌,如何整理,也是評估工作能力的重要依據。
你能把桌面圖示,控制在兩列以內嗎?
收件匣的信件,如何在一分鐘內處理完畢?
不懂得方法,上班時間就會被信件占據。
除了以上幾個方法,壺阪龍哉還教你使用「回憶檔案夾」、
「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。
整理辦公桌就是整理腦袋!
所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。
名人推薦:
拾木文具創辦人及手帳達人/MUKI
《經理人月刊》總編輯/齊立文
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關於作者: |
壺阪龍哉
日本「辦公室整理術始祖」,1958年畢業於慶應義塾大學經濟系,曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司,後設立湯姆辦公室(TOMOFFICE)研究所,擔任代表取締役(等同公司的董事長或總經理),現為人材育成塾的代表。
40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作,至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分,活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。
譯者簡介
劉錦秀
東吳大學日文系畢業,曾任出版社國際版權部經理。譯有《一只平底鍋的零失敗魚料理》、《下一個統治世界的企業》、《看懂對手的獲利模式》、《奇異GE如何把人力變人才?》、《讓人開心為你效勞的順耳指令》、《這樣下指令,軟爛部屬變能幹》、《讓老闆甘願等四年的人才》、《野心的建議》(以上皆由大是文化出版)等書。
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目錄:
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推薦序 這樣整理,工作更有效率/MUKI
前言 你的辦公桌,代表你的工作能力
第一章 整理是為了效率,不是為了整齊
工作能力強的人的做事順序
規則一 「捨」:丟掉/先整理,再整頓/捨不得丟,怎麼辦?/
設定「有效期限」,過了就丟
規則二 「活」:活用/腦袋要當水龍頭用,不是水桶/一事一張卡,不用想分類
規則三 「續」:繼續/下班前5分鐘,要做2件事
第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件
要丟還是要留,60秒內做決定
用「過去式」思考該不該丟
收納:只需一個抽屜、一個檔案櫃
活用7個道具,亂得恰到好處
場合一 個人辦公空間/所有工作,都從辦公桌開始/稍不留神,桌面就會亂七八糟/
解決辦法:設置「暫置文件」區/最下層抽屜,能力強的人怎麼使用?/
把名片當「資料庫」使用/分辨要「丟掉」還是要「運用」/
通訊錄要分「常用」與「備用」/桌面乾淨如飛機跑道,才可以回家!/
雙軸管理法:專案、階段
場合二 與同事共同的空間/豎立文件,好找又省空間/用顏色分類,文件快速歸位/
建立共用資料的使用規則
第三章 一進辦公室,就知道今天的工作順序
別花太多時間在手帳上
手帳,該怎麼挑選?
使用手帳的6大規則
桌上有「管制塔」,就能嚴守工作期限
一進辦公室,就知道今天的工作順序
把工作拆解成幾個5分鐘任務
下定決心:今天要準時下班
用零碎時間終結零碎工作
公事包如何整理,可成為行動辦公桌
點讀法──瞬間讀取重點的祕訣
要速記,但也要讓別人看得懂
第四章 那張看不見的辦公桌,也要整理整頓
會不會整理電腦,直接關係到工作效率
電腦桌面亂七八糟,腦袋就會……
這樣整理資料夾,不用花時間找檔案
收件匣,一分鐘整理完畢
做備份,就是一種危機管理
這些工作用電腦處理,反而沒效率
一天一分鐘的電腦整理術
太依賴電腦,你會失去4種能力!
第五章 從人生態度到生活習慣,都可以整理
先從人生態度開始整理
重新設計生活習慣
好好放鬆,工作更有勁
丟掉無用之物,找回單純生活
重要文件,不能只有自己知道藏哪裡
整理,就是「人生的再設計」
現在就開始動手:整理
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